Produktiver sein: So ist es möglich

Wie viele Stunden arbeitest Du pro Tag? Oder in der Woche? Berater arbeiten in vielen Fällen mehr als 40 Stunden die Woche. Und sind oft auch noch stolz darauf.

Dabei stellen sich die wenigsten Berater die Frage, ob das überhaupt zielführend ist. Leider geht mir das phasenweise ähnlich. Deshalb möchte ich Dir mit diesem Artikel ein paar Methoden zeigen, wie Du Deine Produktivität wirksam steigern kannst.

Effektiv und Effizient

Für Berater geht es häufig darum, Prozesse für Kunden effizienter zu machen. Dafür werden Projekte mit den besten Vorsätzen gestartet – und gehen oft schief. Entweder sie dauern zu lange, werden zu teuer, erzeugen mehr Aufwand als vorher schon vorhanden war oder werden ganz abgebrochen. Und das oftmals trotz der langen Tage, die von Beratern und Kunden investiert werden. Warum ist das so?

Ein möglicher Grund ist: Das eigentliche Ziel gerät unterwegs aus den Augen oder war von vornherein nicht passend. Denn viel zu selten wird die Frage gestellt, was getan werden muss und wozu überhaupt.

Das ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz.

Effektiv: Die richtigen Dinge tun

Effizient: Die Dinge richtig tun

Ein Beispiel: Du kannst den ganzen Tag mit den raffiniertesten Methoden ein Loch in den Boden graben. Wenn das aber niemandem etwas nutzt, dann war das verschwendete Zeit und Du kannst es abends wieder zuschütten. Das Graben war dann meinetwegen effizient, aber nicht effektiv.

Genau das kannst Du oft in Projekten beobachten. Es werden Listen gepflegt, Powerpoint-Folien schön gemacht und übermäßig viele Termine veranstaltet. Und wozu? Hat das irgendeinen Mehrwert?

Was ist Dein Job?

In seinem Buch “Eat that frog“* beschreibt Brian Tracy folgende Übung, die er in seinen Seminaren anwendet: Zuerst schreiben die Teilnehmer alle Aufgaben auf, die ihren Job ausmachen. Dann müssen sie sich eine einzige raussuchen, von der die Teilnehmer jeweils denken, dass diese Aufgabe den größten Mehrwert für ihr Unternehmen bietet. Das wird dann für insgesamt drei Aufgaben gemacht.

Wenn die Teilnehmer das getan haben, schlägt Brian Tracy vor, alle anderen Aufgaben zu streichen (ggf. in Absprache mit dem Chef). Teilnehmer, die das getan haben, berichteten daraufhin von einer enormen Steigerung ihrer Produktivität.

Kevin Kruse geht in seinem sehr empfehlenswerten Podcast “Extreme Productivity” sogar noch einen Schritt weiter. Er sagt, dass wir bei ToDo-Listen immer die leichtesten Dinge zuerst erledigen, um ein positives Gefühl beim Abhaken zu verspüren. So werden die wichtigsten Aufgaben aber oft geschoben.

Deshalb empfiehlt er ein MIT (Most Important Task) am Abend für den nächsten Tag festzulegen. Die erste Aufgabe am nächsten Tag besteht nur daraus und die Zeit dafür ist am besten geblockt. Um das MIT auszuwählen empfiehlt sich die Frage: “Was ist das eine Ding, dass zwischen Dir und Deinem nächsten Ziel steht?”

Wenn Du Dir jeden Abend diese Frage beantwortest und am nächsten Tag als erstes konsequent daran arbeitest, wird sich Deine Produktivität ebenfalls um ein Vielfaches steigern.

Behalte einen klaren Fokus

Egal, ob das herunter gebrochene Pareto-Prinzip* von Alex Fischer, das Credo “Schneiden und Wachsen” von Dirk Kreuter oder die ergebnisorientierte Frage “Wozu?“, die Matthias Kolbusa stellt:

Sie alle eint damit die Botschaft, dass ein starker Fokus der Schlüssel zu mehr Ergebnissen ist (und nicht mehr Arbeit). Diese extrem erfolgreichen Leute haben sich darin geübt abzuschätzen, was wirklich wichtig ist und was nicht. Und sie ziehen das, was sie für sich festlegen, knallhart durch und machen den übrigen Ideen und Aufgaben eine Absage.

Es lohnt sich also extrem vorher festzulegen, was der nächste Schritt sein muss. Auch ich muss mich noch stark darin üben: