Wie Du höflich “Nein” sagen kannst

Im Arbeitsalltag stehst Du häufig vor der Frage: Sage ich “Ja” oder schlage ich die Bitte aus? Wenn Du “Ja” sagst, obwohl z.B. der Terminkalender ein klares “Nein” fordert, dann kommst Du sehr schnell in Zeitprobleme.

Der Trugschluss beim Ja-Sagen ist, dass Du dieses eine Mal ja noch hin bekommst und es danach anders läuft. Pustekuchen! Denn nun wird es doppelt so schwer Deinem Gegenüber “Nein” zu sagen, weil der sich daran erinnert, dass es beim letzten Mal ja auch irgendwie ging.

Die gute Nachricht ist: Nein-Sagen lässt sich lernen. Die Techniken in den folgenden Abschnitten sollen Dich dabei unterstützen.

Warum fällt “Nein”-Sagen schwer?

Einem Kollegen, dem Chef oder sogar einem Kunden eine Bitte auszuschlagen gleicht einem sozialen Balance-Akt. Was könnte passieren wenn ich “Nein” sage?

• Helfen die Kollegen mir in Zukunft vielleicht auch nicht?
• Denkt der Chef vielleicht, dass ich nicht alles hin bekomme?
• Oder geht uns dadurch sogar ein Auftrag verloren?

Es sind Verlustängste, die unterbewusst unsere Entscheidung beeinflussen. Und wie Daniel Kahnemann (“Schnelles Denken, Langsames Denken“*) schon gezeigt hat, wiegt die Angst etwas zu verlieren oft höher, als die Chance etwas zu gewinnen. Wie kannst Du diese Ängste ein Stück weit abfedern?

Für jedes “Ja” zu einer Sache, musst Du auch ein “Nein” zu etwas anderem sagen. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch: Jedes “Nein” lässt Dich auch wieder “Ja” sagen. Wenn Du z.B. einen weniger guten Auftrag ablehnst, hast Du Zeit für einen anderen Auftrag. “Nein” zu sagen hilft Dir also, Deinen Fokus zu bewahren.

Dazu kommt: Ein “Nein” ist nicht für immer. Wenn Du die folgenden Punkte beherzigst, kannst Du auch nach Deiner Absage guten Gewissens mit Deinem Gegenüber sprechen.

Wege für ein positive Absage

Es gibt einige kommunikative Methoden, die viel angenehmer sind als ein kurzsilbiges “Nein”. Hier sind drei sehr wirksame Wege für eine Absage:

• Gib eine klare Begründung: Ein guter Grund für die Absage sorgt für Verständnis. Dabei ist es wichtig sich kurz zu fassen und ehrlich zu bleiben: “Das kann ich gerade nicht annehmen, weil ich hab eine Abgabefrist für mein aktuelles Projekt habe.” 
• Frage nach den Details: “Können Sie mir vorab die Unterlagen zukommen lassen?” und “Ist meine Teilnahme wirklich notwendig?” lassen Dein Gegenüber eine extra Hürde nehmen. Oftmals wird dabei klar, dass etwas doch nicht so relevant war, wie ursprünglich angenommen.
• Biete eine Alternative: Es gibt immer andere Optionen anstatt einer direkten Zusage. “Wir können gerne in 4 Wochen einen Termin vereinbaren.” oder “Vielleicht kann Person XYZ da gerade besser helfen.” sind zwei Alternativen, die auch funktionieren könnten.

In der Praxis können diese Methoden auch beliebig kombiniert werden. So kannst Du klare Absagen formulieren, ohne dabei auf Konfrontation zu gehen.