Lessons Learned lohnt sich

Es gibt drei wichtige Phasen bei einem Projekt: Vor, während und nach dem Projekt. Klingt komisch? Ist auch so. Nur ist das selten Realität.

Denn vor dem Projekt läuft die Angebotsphase. Es geht erst mal darum, das Projekt überhaupt zu gewinnen und alle Anforderungen so gut wie möglich aufzunehmen. Super wichtig! Und ehe Du Dich versiehst, bist Du mitten im Projekt. Alle stecken Hals über Kopf in Arbeit und versuchen so wie geplant fertig zu werden.

Und nach dem Projekt? Meistens ist das Anschlussprojekt schon in Sicht und jeder ist mit den Gedanken wieder woanders. Doch hier wird oft wertvolles Potential verschenkt! Denn ein kurzer Moment der Reflektion aller Projektbeteiligten kann dazu beitragen, dass das nächste Projekt um Längen besser läuft.

Was ist ein Lessons Learned?

Im Projektmanagement wird eine solche Besprechung zum gemeinsamen Reflektieren “Lessons Learned” genannt. Dabei geht es im Kern darum, die Erfahrungen aus dem Projekt zusammenzutragen, um beim nächsten Projekt besser zu werden.

Gerade wenn ihr häufiger im Team auf Projekten seid, ist das besonders wertvoll. Ihr bekommt gegenseitig noch einmal mit, was den Kollegen wichtig ist und euch einfacher ans Ziel gebracht hätte.

Genauso wichtig ist es zu erwähnen, was ein Lessons Learned nicht sein soll: Die Möglichkeit, sich noch mal so richtig die Meinung zu geigen.

Mir ist zwar bewusst, dass in manchen Projekten auch mal ein rauer Umgang herrscht. Allerdings ist der Erkenntnisgewinn bei einem Lessons Learned, das nur aus Schuldzuweisungen besteht, gleich Null.

Damit das auf keinen Fall passiert und das Lessons Learned auch ein paar gute Handlungsempfehlungen für das nächste Projekt hervor bringt, folgen nun acht Tipps zur Umsetzung.

Ein Lessons Learned vorbereiten

In der Praxis haben sich ein paar Faktoren bewährt, die eine Lessons-Learned-Besprechung gut gelingen lassen. Vier davon beziehen sich auf die Vorbereitung:

1. Vorab im Projekt ankündigen: Schon zu Beginn des Projekts kannst Du das Lessons Learned ankündigen und einplanen. Weil ein Lessons Learned meistens erst dann angekündigt wird, wenn etwas gehörig schief gegangen ist, hat es immer einen komischen Beigeschmack.
2. Alle müssen teilnehmen: Gerade wenn deutliche Probleme zwischen einigen Personen im Projekt aufgetreten sind, ist es wichtig, dass diese auch am Lessons Learned teilnehmen. Denn aus Angst oder Scham bleiben manche Personen dem Lessons Learned einfach fern. Hier muss darauf bestanden werden, dass wirklich alle teilnehmen und es ein konstruktives Gespräch sein soll.
3. Vorbereiten lassen: Damit das Lessons Learned produktiv ist, sollte es wie jede andere Besprechung auch vorbereitet werden. Dazu gehört, dass sich alle Teilnehmer vorher überlegen, was ist gut oder schlecht gelaufen, was wollen sie selber im nächsten Projekt gerne anders machen, usw. Ein guter, kurzer Fragenkatalog kann vorher rumgeschickt und die Antworten ggf. eingesammelt werden. Das erhöht die Qualität der Besprechung.
4. Moderation von außerhalb: Schnell ist es passiert, dass sich der Projektleiter als Moderator des Lessons Learned aufschwingt. Damit geht viel Potential in der Besprechung verloren, weil die Erkenntnisse nicht unabhängig herausgearbeitet werden. Projektleiter sind im besten Fall auch nur Teilnehmer und die Moderation kommt von außerhalb.

Das Lessons Learned durchführen

Die anderen vier Punkte beziehen sich auf die Umsetzung eines Lessons Learned, also den Workshop an sich:

5. Klare Spielregeln festlegen: Weil in so einem Gespräch auch kritische Themen angesprochen werden, ist es wichtig, zu Beginn des Lessons Learned ein paar Spielregeln zu vereinbaren. Die folgenden sind nur beispielhaft und beliebig erweiterbar:
   1. Ich-Botschaften statt Du-Botschaften verwenden
   2. Chefs sind wie Kollegen zu behandeln
   3. Keine Schuldzuweisungen machen
6. Auf die ursprünglichen Ziele besinnen: Am Anfang hat es sich als sinnvoll erwiesen noch einmal kurz die Eckdaten des Projekts zu besprechen: Was sollte mit dem Projekt erreicht werden? Und vor allem warum? Was ist das tatsächliche Ergebnis? Und was wurde nicht erreicht?
7. In Lösungen denken: Was war gut und was war schlecht ist immer noch sehr schwarz-weiß gedacht und beinhaltet vor allem noch immer keine Lösung. Stattdessen ist es zielführender sich zu überlegen, was in einem neuen Projekt anders laufen soll. Die Kategorien gut und schlecht könnten breiter aufgefächert werden, z.B. durch:
   1. Wovon brauchen wir demnächst mehr oder weniger?
   2. Was lassen wir gleich?
   3. Und was sollten wir komplett weglassen oder was brauchen wir demnächst zusätzlich?
8. Erkenntnisse verfügbar machen: Das ist fast der einfachste Teil am Lessons Learned und wird gerne vergessen. Wenn Du in einer größeren Beratung arbeitest, die nicht nur aus eurem Projektteam besteht, dann mache die Ergebnisse aus dem Lessons Learned allen zugänglich. Ein kurzer Intranet-Eintrag oder eine Zusammenfassung in den Projektordnern kann jedem helfen, der gerade wieder ein Projekt startet.