13 Tipps für effektivere E-Mails

E-Mails sind – Stand heute – im Geschäftsalltag immer noch das Kommunikationsmittel Nummer eins. Egal ob bei Kunden oder im Beratungsunternehmen selbst: Du kommst um die Verwendung von E-Mails nicht wirklich herum.

Und es ist ja auch praktisch. Jeder von uns ist direkt adressierbar, die Nachricht kommt ziemlich zuverlässig beim Empfänger an und dieser kann sie dann beantworten, wenn er Zeit dafür findet.

Nur kann der Umgang mit E-Mails auch schnell ins Negative kippen. Nämlich dann, wenn sich das Berufsleben nur noch im Posteingang abspielt oder dort noch hunderte ungelesene E-Mails warten. Weil ich im Laufe der Zeit immer viele Tipps und Tricks zum Lesen und Schreiben von E-Mails gesammelt und ausprobiert habe, möchte ich hier mal die aus meiner Sicht Effektivsten beschreiben.

Geschickt die E-Mails lesen

Immer wenn wir mal eben kurz nach den E-Mails schauen, werden wir aus unserer eigentlichen Tätigkeit herausgerissen. Wann immer das passiert, braucht es bis zu 20 Minuten, um wieder in denselben Fokus zu kommen, den wir vorher hatten. Deswegen sind die ersten zwei Tipps auch die Effektivsten:

Explizit Zeit für E-Mails blocken: Du kannst Dir explizit Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails im Kalender blocken. Je nachdem wie viele E-Mails Du bekommst, reichen zwei bis dreimal 30 Minuten am Tag. Dabei kannst Du alles, was in fünf Minuten beantwortet werden kann, sofort beantworten. Für alle Mails, die mehr Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich bringen, kannst Du Dir einen extra Termin im Kalender blockieren.

E-Mail-Programme abschalten: Um abseits der geblockten Termine nicht von E-Mails gestört zu werden, kannst Du eine Reihe von Maßnahmen treffen:

1. Alle Benachrichtigungen (Pop-Ups und Töne) bei Outlook oder auf dem Smartphone ausschalten.
2. Die E-Mail Abholung auf manuell umschalten. Somit bekommst Du neue E-Mails, wann Du willst, aber kannst weiterhin selbst eigene E-Mails schreiben.
3. Outlook außerhalb der selbst geblockten Zeiten ganz schließen. Die Angst, in der Zwischenzeit wichtige und dringende Nachrichten zu verpassen, ist sehr wahrscheinlich unbegründet. Meine Erfahrung ist, dass solche Nachrichten in der Regel persönlich, telefonisch oder per SMS verschickt werden.

Posteingang leer halten: “Inbox Zero” heißt das Prinzip auch im Englischen und bedeutet, dass die E-Mails aus dem Posteingang verschoben werden, sobald damit nichts mehr zu tun ist. Dadurch erschlägt Dich der Posteingang optisch nicht mehr mit tausend E-Mails. In der einfachsten Form gibt es einen Unterordner “Erledigt”. Beliebt sind auch Unterordner mit Kundennamen. Eine zu große Unterordner-Struktur ist allerdings auch kontraproduktiv, weil dann zu viel Zeit beim Suchen und Sortieren von E-Mails drauf geht.

E-Mails durch Regeln vorsortieren: E-Mail-Programme haben zudem die Möglichkeit, Deine E-Mails nach Regeln vor zu sortieren. Wenn bei Dir in der Firma z.B. eine ausgeprägte CC-Kultur herrscht, dann kannst Du E-Mails automatisch in einen Unterordner wegsortieren lassen, bei denen Du nur in Kopie stehst. Da diese E-Mails nicht an Dich direkt adressiert sind, sind sie wahrscheinlich nur zur Information und Du musst sie nicht zeitnah zu lesen.

E-Mail-Verteiler abbestellen: In Newslettern gibt es die praktische “Abbestellen”-Funktion. Anstatt zukünftig diese E-Mails immer wieder zu löschen, brauchst Du sie nur einmalig abbestellen. Warum das nicht auch bei beruflichen Verteilern machen? Viel zu schnell hängst Du bei Projekt-Verteilern, Status-Updates und vielem mehr in der “Schleife” und wirst über alles mitinformiert. Manchmal reicht eine nette E-Mail an den Absender aus, dass er Dich doch bitte aus dem Verteiler nimmt.

E-Mails nach Thema gruppieren: Outlook und viele andere Programme bieten diese Gruppierungs-Funktion. Dabei wird Dir ein E-Mail-Verlauf nur mit einem Eintrag, nämlich der neuesten Nachricht, im Posteingang angezeigt. Den kannst Du aufklappen und siehst dann die ganzen älteren E-Mails. Das ist insbesondere praktisch, wenn viele Leute in einem Verteiler schreiben und eigentlich nur die neueste Nachricht relevant ist. Den Rest kannst Du so sehr schnell durchlesen und wegsortieren.

Automatische Antwort bei Abwesenheit: Wichtig ist es, überhaupt eine aussagekräftige, automatische Antwort einzurichten, wenn Du für mehr als 24 Stunden keine E-Mails beantworten kannst. Darin sollte mindestens der relevante Zeitraum und andere Ansprechpartner stehen. Eine Spur radikaler: Wenn Dein Chef das genehmigt, dann kannst Du auch darauf hinweisen, dass die neuen E-Mails während Deiner Abwesenheit automatisch gelöscht werden. Du kannst sie ja mit einer Regel automatisch in einen extra Ordner verschieben, sodass Du sie bei Bedarf noch durchsuchen kannst. Nur wirst Du bei Deiner Rückkehr nicht von hunderten E-Mails erschlagen.

Gute E-Mails schreiben

Das folgende Zitat kommt von dem Journalisten und Autor Wolf Schneider und ich finde, es steckt viel Wahres drin:

Einer muss sich quälen: Entweder der Autor oder der Leser.

Viel zu oft bekomme ich E-Mails, die ich nicht verstehe. Viel zu oft muss ich die Nachricht mehrmals lesen, Annahmen treffen, oder nachfragen. Und dann ist die Zeitersparnis dahin, die sich der Absender erhofft hat, als er die E-Mail so mal eben kurz geschrieben hat.

Deswegen bemühe ich mich immer darum, E-Mails so einfach, verständlich und prägnant wie möglich zu schreiben. Dabei helfe ich mir mit den folgenden Punkten:

Ist eine E-Mail wirklich am besten? Vor dem Schreiben einer E-Mail lohnt es sich zu überlegen, ob eine E-Mail in diesem Fall wirklich das Beste Kommunikationsmittel ist. In vielen Fällen könnte ein kurzes Telefonat oder ein persönliches Gespräch viel besser sein. Das ist z.B. dann so, wenn Du mit vielen Rückfragen rechnest, oder Du eine Kritik äußern möchtest. Das funktioniert unter vier Augen viel besser als per E-Mail.

Nach dem Pyramidenprinzip schreiben: Die Hauptaussage kommt ganz am Anfang der E-Mail und prägnant in den Betreff. Die Sätze sind logisch aufeinander aufgebaut und immer die nächste wichtige Frage wird damit beantwortet. Reine Informationsmails kannst Du im Betreff auch schon durch die Abkürzung FYI (“for your information”) ankündigen. Und sollte eine Frage oder Handlungsaufforderung das Ziel der E-Mail sein, so kannst Du diese direkt im Betreff und am Ende der E-Mail noch mal formulieren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass dieser wichtige Teil nicht mitten in der E-Mail untergeht.

Kurze Nachrichten schreiben: Verständliche und prägnante E-Mails haben am besten nur eine Hauptaussage und sind damit auch kurz. Wie kurz? Mein Ziel sind maximal fünf Sätze pro E-Mail. Spätestens wenn jemand für die E-Mail scrollen muss, dann ist sie zu lang. Eine persönliche Anrede und eine Grußsformel lasse ich dabei trotzdem nie weg, weil sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Nachricht positiv wahrgenommen wird.

Personen direkt anschreiben: Indem maximal eine Person adressierst und nur bei Bedarf Kollegen mit in Kopie nimmst, reduzierst Du nicht nur die weitere E-Mail-Flut. Auch Fragen oder Handlungsaufforderungen kommen konkret bei einer Person an und es gibt keine Missverständnisse.

Textbausteine verwenden: Manche E-Mails oder Texte schreiben wir so oder so ähnlich immer wieder. Damit Du das nicht ständig wiederholen musst, bieten E-Mail-Programme wie Outlook Schnellbausteine. Auch die Funktion “Autokorrektur” lässt sich hierfür verwenden. So kannst Du ein “mfg” automatisch in ein “Mit freundlichen Grüßen” verwandeln lassen.

Nachrichten diktieren statt schreiben: Auf einer längeren Autofahrt habe ich zuletzt erst wieder gemerkt, wie praktisch doch Sprachassisstenten sind. Dank Siri & Co. diktierte ich mal eben einige kurze Nachrichten weg, und das ohne Rechtschreibfehler. Mit ein bisschen Übung ist das sicher schneller als das eigentliche Schreiben.

Kennst Du noch weitere Tipps zum effektiven Umgang mit E-Mails? Falls ja, dann bin ich Dir über eine kurze Nachricht sehr dankbar!