Präsentieren wie ein Profi

Folien mit viel zu viel Text, kleinster Schrift oder komischen Grafiken. Präsentationen mit Powerpoint können echt grausam sein! Und gleichzeitig sind sie Alltag im Beraterleben.

Nun bist Du schon über diesen Punkt hinweg. Alle Folien sind einfach gehalten und sauber gestaltet. Deine Art zu Präsentieren ist lebendig und Du fühlst Dich dabei wohl. Trotzdem merkst Du: Da geht noch was. Deshalb kommen hier drei Tipps für Deine nächste Präsentation.

Einen roten Faden spinnen

Auf Neu-Deutsch wird das auch “Storytelling” genannt. Und es wird immer leichter gesagt als getan. Was steckt dahinter?

Aus meiner Sicht sorgt Storytelling dafür, dass die Kernbotschaft der Präsentation in eine Struktur bzw. einen Kontext eingebunden wird. Dabei wird Spannung aufgebaut und wenn möglich, bis zum Schluss aufrechterhalten. Wie bei einem guten Film. Nur macht das nicht bei jeder Präsentation Sinn. Dort unterscheide ich zwischen Entscheidungsvorlage und Verkaufsinstrumenten:

Deshalb ist Storytelling bei Präsentationen, die den Zuhörer von etwas überzeugen sollen, deutlich sinnvoller. Für mich haben sich die folgenden fünf Punkte bei der Konzeption bewährt:

Die Zielgruppe klar machen: Das muss viel tiefgreifender stattfinden, als es oftmals passiert. Zwar sind der eigentliche Entscheider und seine Herausforderungen am interessantesten. Doch das lässt sich noch weiter spinnen: Vor welchen Hürden steht die gesamte Abteilung? Das sind z.B. im Einkauf andere als im Controlling. Und vor welchen Herausforderungen steht das Unternehmen bzw. die gesamte Branche? Auf alles das kannst Du im Subtext Deiner Botschaft prima einzahlen.

Kernbotschaft genau festlegen: In einem Satz, was möchtest Du mit Deiner Präsentation aussagen? Damit eine solche Kernbotschaft hängen bleibt, muss sie entweder kurz stutzig machen, emotional betroffen machen, oder sehr konkret und einleuchtend sein. Sehr gut ist es, wenn Deine Kernbotschaft sofort den Unterschied klar macht, den Deine Lösung bewirkt. Zwei gelungene Beispiele: “Turning Customers into Subscribers” von Zuora und “Reguliert das Klima. Nachhaltig.” von Homematic IP.

Story in einzelnen Sätzen aufschreiben: Während viele bereits mit den Folien anfangen, entwickle ich den roten Faden lieber analog. Am besten geht das mit Post-Its: Du schreibst die Hauptaussagen auf jeweils einen Klebezettel und schiebst sie so lange hin und her, bis sie beim Erzählen einen Sinn ergeben. Die Spannung kannst Du durch ein leichtes Auf und Ab in der Geschichte aufrechterhalten. Dieses Auf und Ab zeigt immer die aktuelle Realität mit ihren Problemen und ein “wie schön wäre es doch” aus der Lösungswelt. Außerdem funktioniert es sehr gut, diese Story im Stehen oder Gehen zu entwickeln. Dadurch wird Deine Geschichte nicht nur scheinbar flüssiger, sondern Du stellst Dich mental schon auf Deinen Vortrag ein.

Noch tiefer in das “Problem” einsteigen: Besonders bei Verkaufspräsentationen neigen wir dazu, zu schnell zu unserer Lösung zur kommen. Wir trauen uns nicht über die Probleme und Herausforderungen der Zuhörer zu sprechen, weil es für die ja unangenehm werden könnte. Doch genau das lohnt sich! Auch wenn nicht jedes Problem zutreffen mag, steigt bei mehreren angesprochenen Punkten die Wahrscheinlichkeit, dass es auf den Zuhörer zutrifft und er sich verstanden fühlt. Deswegen die kurze Recherche zur Zielgruppe. Und es macht auch Sinn vor dem Präsentieren irgendeiner Lösung, noch ein oder zwei Schritte tiefer in die Problemwelt des Zuhörers einzusteigen. Wie könnte es den Beteiligten mit dem Problem gehen? Was passiert wenn ein Problem nicht gelöst wird?

Eine wirkungsvolle Handlungsaufforderung: Deine Handlungsaufforderung, im Marketing-Sprech auch “Call to Action” genannt, muss mindestens genauso prägnant sein, wie die eigentliche Kernbotschaft. Was soll nach der Präsentation als nächster Schritt passieren? Gleichzeitig muss sie vor allem wirksam formuliert sein. Das bedeutet forsch genug, damit die Zuhörer auch ins Handeln kommen, und gleichzeitig nicht zu forsch, dass sie nicht abgeschreckt sind. Die Handlungsaufforderung mit einem passenden Foto verpackt, das ein leichtes Augenzwinkern suggeriert, funktioniert optimal.

Passende Elemente auswählen

Nun steht das Gerüst Deiner Präsentation. Der Rest ist Handwerk. Im Folgenden findest Du fünf Beispiele für Elemente, die Du super in Präsentationen verwenden kannst:

Die Unterschiede klarmachen: Das sind meine liebsten Elemente. Vorher-Nachher-Vergleiche zwischen zwei System-Landschaften, ein Balkendiagramm mit Gestern, Heute und Morgen. Alles was den Unterschied zwischen der aktuellen Realität und der Lösung verdeutlicht, ist ein super Folienelement.

Den Prozess beschreiben: In den meisten Fällen kannst Du einen Prozess mit mehreren Stufen beschreiben. Entweder Du skizzierst den Weg zu Deiner Lösung. Oder besser noch: Du beschreibst den Weg hin zum heutige Status Quo und bietest damit die Herleitung zu aktuellen Herausforderungen. Welche Stationen sind wir in der Vergangenheit durchlaufen, wodurch wir heute sind, wo wir sind?

Mehrere Szenarien zur Auswahl: Wenn verschiedene Optionen zur Entscheidung auf dem Tisch liegen, dann lässt sich auch das sehr einfach auf einer Folie skizzieren. Empfehlungen kannst Du dabei leicht farblich hervorheben und mit einem “Wenn Sie uns fragen …” oder “In der Vergangenheit hat sich bewährt …” erwähnen. Wichtig: Die Entscheidung liegt immer noch beim Entscheider.

Zahlen in Vergleich setzen: Wenige prägnante Zahlen sind gut, denn daran lassen sich kleine Geschichten erzählen. Und sie vermitteln eine Autorität. Oft macht es Sinn, die Zahlen in eine Relation zu anderen Zahlen setzen. Dann kannst Du prima erklären, warum sie korrelieren und was das für die Zuhörer bedeutet.

Wenn doch mal Text sein muss: Drei bis fünf Punkte maximal pro Folie. Bitte dabei bedenken, dass die Folien kein Handout sind. Jemand der die Folien nur geschickt bekommt, sollte zwar Deinen Gedanken folgen können. Allerdings ist dabei nicht jedes Detail notwendig.

Griffige Wortwahl

Sind der rote Faden gesponnen und die hauptsächlichen Folienelemente kreiert, kommt der Feinschliff. Auch im Subtext vermittelt Deine Präsentation eine Botschaft. Damit die Zuhörer gedanklich bei Dir bleiben, braucht es an den wichtigen Stellen die passende Wortwahl. Auch hier gibt es im Folgenden vier Beispiele:

Erst Vorteil, dann Merkmal: Es ist mittlerweile zu einem Prinzip im Vertrieb geworden, erst die Vorteile für den Kunden und dann das Merkmal zu beschreiben. Tim Taxis verdeutlicht das in seinem Buch “Heiß auf Kaltakquise“* oder auch Dirk Kreuter in seiner “Vertriebsoffensive“*. Die Überleitung erfolgt hier dank Worten wie “mit” und “durch”. Ein Beispiel: “Im Einkaufsprozess erreichen Sie zehn Prozent mehr Geschwindigkeit durch die neue Datenbank.” Leicht abgewandelt lässt sich dieses Prinzip auf Personen in Sätzen übertragen. Je nachdem, ob Du Dich selbst oder jemand anders an den Anfang des Satzes stellst, zeigt das, welche Perspektive Du gerade einnimmst. Jeden Satz mit “ich”, “mein”, “mir” anzufangen, ist also auf Dauer ungeschickt.

Den Unterschied betonen: Wenn Du Elemente in Deiner Präsentation verbaust, die einen Unterschied verdeutlichen sollen, dann kannst Du das auch sprachlich unterstützen. Mit Wörtern wie “statt” oder Redewendungen wie “und zwar ohne” zum Beispiel. Das könnte dann so lauten: “Mit Prävention statt Schadensbekämpfung erreichen Sie …” oder “Wir begleiten Sie gerne in dem Prozess. Und das ganz ohne dabei Ihren gesamten Betrieb lahmzulegen.” Du möchtest damit nicht nur das eigene Angebot zeigen, sondern auch, warum der Kunde sich gerade für Dich entscheiden sollte.

Für Neugier sorgen: Immer wieder für Neugier zu sorgen ist eine der Hauptaufgaben beim Präsentieren. Das gelingt z.B. durch Fragen und offene Schleifen im Kopf. Du sagst “Es folgen jetzt drei Tipps, die Ihnen die Umsetzung erleichtern.” Wenn Du im selben Atemzug alle drei Tipps nennst, ist die Spannung weg. Gehst Du die Punkte allerdings Stück für Stück durch, und es bleibt immer noch etwas gedanklich offen, dann bleibt auch die Spannung hoch. Das geht auch mit Fragen wie “Was sind nun die nächsten Schritte?” als Titel einer Folie oder am Ende einer Folie. Genauso kannst Du am Anfang einer Präsentation Elemente einbauen, wo Du bewusst eine Lücke lässt und sie erst zum Schluss auflöst.

Übergänge schaffen: “Aber”, “weil”, und “und” sind gute Übergangswörter, die allerdings ganz unterschiedlich wirken. “Aber” baut eine kommunikative Sperre auf und negiert gefühlt das vorher Gesagte. Deswegen benutze ich es nur vereinzelt und sehr bewusst. Mit “weil” verstärkt sich das positive Gefühl, jetzt einen wirklich guten Grund für etwas zu hören. Deshalb benutze ich es auch sehr gerne als Satzanfang (mit Nebensatz, Hauptsatz). Und das Wörtchen “und” schafft einen sehr weichen Übergang zu einem nächsten Punkt. Darum bietet ein “und gleichzeitig” auch eine sehr gute Alternative zum “aber” (wie Matthias Niggehoff es in seinem Podcast zur “Verkaufspsychologie” gerne beschreibt).

PS: Die besten Präsentationen kommen auch ohne Powerpoint aus ;).