Ab wann rechnet sich ein Projekt?

Als Berater gehört das Thema Projektmanagement irgendwann mit zum Repertoire der Arbeit. Schließlich finden die meisten Engagements mit Kunden in Form von Projekten statt. Doch ein Projekt zu planen und durchzuführen wird fast von jedem Projektleiter unterschiedlich gehandhabt.

Deshalb habe ich mich dazu entschlossen hier aus meinem Werkzeugkasten einiges zu teilen. Daraus wird eine kleine Artikelserie mit Excel-Tools zum Download. Auch wenn ich Projektmanagement in Online-Tools wie Jira oder Asana besser finde als irgendwelche selbstgestrickten Excel-Tools, ist mir aus der Praxis klar, dass nicht jeder Kunde damit arbeiten kann und möchte. Darum möchte ich hier die Excel-Variante beschreiben, die Du auch ganz bequem mit zum Kunden nehmen kannst.

Mein Projekt-Excel hierfür umfasst aktuell folgende Bereiche:

• Eine Projektbewertung für den Kunden
• Eine Projektplanung im Gantt-Format
• Eine Berechnung des Deckungsbeitrags für die Beratung
• Eine Risikobewertung und -behandlung
• Eine Stakeholder-Analyse
• Eine RACI-Matrix zur Steuerung der Kommunikation
• Eine Schablone für Lessons Learned

In diesem Artikel möchte ich mir einmal zwei Punkte davon herauspicken: Die Berechnung eines Deckungsbeitrags und die Risikobewertung, die darin einfließt.

Ausgerechnet: Deckungsbeitrag im Projekt

Jetzt mal Hand aufs Herz: Wie viele Berater und Projektleiter machen eine Rechnung auf bevor sie ein Projekt annehmen, um zu gucken, ob es sicht lohnt oder nicht? Ich persönlich kenne nicht allzu viele. Die meisten Projektangebote funktionieren nach dem Schema “Pi mal Daumen”.

Dabei ist es gar nicht so schwer vorher einmal ein paar konkreten Zahlen zusammenzutragen, um einen Deckungsbeitrag zu berechnen. Denn damit lassen sich so Fragen beantworten wie:

• Wo steht das Projekt im Vergleich zu anderen Projekten?
• Lohnt sich der Einsatz eines weiteren Kollegen im Projekt?
• Was passiert, wenn das Projekt ein paar Tage länger dauert?
• Wie wirkt sich ein möglicher Rabatt auf die Marge aus?
• Bringt es etwas mit dem Kunden über Remote-Tage zu sprechen?

Das Excel ist so aufgebaut, dass Du am Anfang einmal die Rahmendaten für die Projekteinsätze eintragen kannst. Also wer von eurer Beratung im Projekt mitarbeitet, von wann bis wann, und an wie vielen Tagen in der Woche. Daraus werden automatisch die gesamten Tage, sowie die Wochen und Monate im Projekt errechnet.

Danach werden einmal die Einnahmen aufgelistet. Also gibt es ein festes Honorar als Vergütung oder Tagessätze? Und sind für die Tage vor Ort Reisepauschalen mit vereinbart? Für jeden, der schon mal mit dem Einkauf eines Kunden verhandelt hat, ist auch die Rabatt-Zeile ein wichtiges Element. Hiermit können bei einer solchen Verhandlung später verschiedene Szenarien ausprobiert werden.

Im Anschluss kommen die Ausgaben dazu. Hier werden einmal die Reisekosten pro Woche aufgelistet und die Personalkosten für die Beratung. Dafür werden grob die Stufen der einzelnen Berater mit einem Bruttogehalt hinterlegt und der Arbeitgeberanteil dazu berechnet. Außerdem werden noch pauschale Bürokosten mit dazu gerechnet, je nachdem wie viele Remote-Tage vorgesehen sind. Weil dies einmal Kosten pro Woche und einmal kosten pro Monat sind, hilft uns die vorher bestimmte Dauer der Einsätze pro Berater, um diese Kosten wirklich aufsummieren zu können.

Risikobewertung für das Beratungsprojekt

Bevor wir nun die Ausgaben von den Einnahmen abziehen, findet auf einem separaten Tabellenblatt die Risikobewertung und -behandlung statt. Dort werden schlicht alle bekannten Risiken aufgelistet und, ganz wichtig, mit Zahlen versehen. Für potentielle Risiken sind es natürlich immer nur Schätzwerte bei Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Trotzdem hilft es enorm, wenn Du Dir vor und während einem Projekt ein paar Gedanken über aktuelle Risiken und ihre Konsequenzen machst.

Von diesen potentiellen Risikokosten fließt nun die Hälfte mit in die Kosten beim Deckungsbeitrag mit rein.

Download des Projekt-Excels

In ein paar Wochen werde ich das gesamte Projekt-Excel mit all seinen Features gegen einen kleinen Unkostenbeitrag zum Download anbieten. In meinen Augen ist es sehr gut auf Beratungsprojekte aller Art zugeschnitten und versorgt Dich als Berater und Projektleiter auch mit ein paar Zahlen zum Projekt.

Diese Berechnung des Deckungsbeitrags inklusive Risikobewertung gibt es hier vorab kostenlos zum Download. Allerdings habe ich eine Bitte: Wenn Du Dir das Excel herunterlädst, gib mir bitte ein bisschen Feedback zur Datei. Was fehlt aus Deiner Sicht vielleicht noch? Ist irgendetwas total unklar oder unverständlich? Solche Infos würde mir sehr helfen, das Projekt-Excel noch besser zu gestalten.

Ansonsten bleibt mir noch zu sagen: Viel Erfolg bei Deinen Beratungsprojekten! 🙂