Wo ist die Zeit schon wieder geblieben?

Als Berater ist Deine Zeit Dein wertvollstes Gut. Und damit gilt es so gut wie möglich umzugehen.

Kürzlich las ich einen Beitrag im Forum WiWi-Treff, in dem der Fragesteller genau darauf abzielte. Als Trainee sieht lauter ultra-produktive Kollegen um sich herum und fragt sich wie das möglich ist. Da auf Deine Produktivität viele Dinge einwirken, möchte ich Dir die Faktoren mitgeben, die Dir am stärksten helfen effizient Deine Zeit zu nutzen.

Dein Antrieb muss stimmen

Es ist so simpel, aber so essentiell, dass ich immer wieder darauf hinweisen werde. Wenn Du nicht weißt, warum Du etwas tust, dann wirst Du niemals die Ergebnisse liefern, wie wenn Du darin einen großen Sinn siehst.

Du könntest beispielsweise ein sehr guter Mathematiker sein. Aber wenn Du keine Lust auf Buchhaltung hast, dann wirst Du im Rechnungswesen einer Firma wahrscheinlich nicht sehr motiviert arbeiten. Und dementsprechend sind dann nach kurzer Zeit auch Deine Leistungen.

Kläre also Dein höheres Ziel, warum Du etwas tust und wofür Du morgens aus dem Bett steigst!

Sobald Du Deine persönliche Vision kennst, ist konstante Weiterbildung das A und O (und macht sehr viel Spaß). Du kannst das prima mit Reisezeit kombinieren. Im Zug oder Flugzeug lässt sich super lesen. Und wenn Du im Auto unterwegs bist, dann kannst Du zumindest Audio-Bücher oder Podcasts hören.

Ein weiterer essentieller Faktor für Deinen Antrieb ist Dein Umfeld. Dazu hat Dirk Kreuter bei der Vortragsreihe Gedankentanken eine sehr radikale, aber beeindruckende Rede gehalten:

Energie kommt nicht von ungefähr

Wenn Du Deine Zeit über mehrere Jahre hinweg effizient nutzen willst, dann kommst Du um die Frage nicht drum herum, wo Du Deine Energie hernehmen kannst. Jeder von uns kann sich kurzfristig mit Energy Drinks, Traubenzucker, o.ä. aufputschen und so für kurze Zeit unglaublich leistungsfähig sein. Leider hält das dann aber nicht lange an.

Die folgenden drei Punkte möchte ich nur kurz für Dich anreißen, weil ich kein Ernährungswissenschaftler, Biochemiker oder Sportmediziner bin. Auch die Tipps basieren nur auf meiner persönlichen Erfahrung. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, dann kann ich Dir das Buch “Sink, Float or Swim“* von Jogi Rippel und Scott Peltin empfehlen.

Gute Ernährung

Das wichtigste in jeder guten Ernährung ist viel Wasser zu trinken. Eine 1,5L Flasche habe ich immer jeden Tag mit im Büro und gehe selten raus, ohne die komplett geleert zu haben. Das ist einfach und messbar.
So gut es geht versuche ich auf zusätzlichen Zucker zu verzichten. Gerade bei Getränken passiert es schnell, dass Du Unmengen an Zucker zu Dir nimmst. “Zero”-Getränke und Smoothies fallen für mich übrigens auch in die Kategorie.
Um nicht im Mittagstief zu landen vermeide ich mittags die große Portion “Nudeln mit Vier-Käse-Soße”. Zudem gibt es bei mir seit einigen Jahren wenig Fleisch, ab und zu Fisch. Das hat verschiedene Gründe, fühlt sich gut an und passt ganz gut mit der Ernährungspyramide zusammen.
Als Student habe ich meist schon am Donnerstag das Wochenende begossen. Heute verbringe ich meine Zeit anders und mein Körper muss nur noch seltener Alkohol abbauen. Alle weiteren bewusstseinserweiternden Substanzen oder Zigaretten fallen demnach auch flach.

Möglichst viel Bewegung

Für ständig Reisende muss es in der Regel auch Sport sein, der von unterwegs funktioniert. Leider ist Vereinssport damit relativ schlecht möglich. Ich hab mich mit dem Fitnessstudio abgefunden und suche ab und an Kletterhallen auf. Für andere ist aber auch Laufen gehen oder Schwimmen ideal.
Zwischendurch im Büro oder in der Besprechung zu stehen ist echt angenehm. Wann immer ich die Möglichkeit dazu habe, dann mache ich das auch. Nicht wegen dem Stehen an sich, sondern wegen der Bewegung, die daraus entsteht. Positiver Nebeneffekt von stehenden Besprechungen: sie dauern im Durchschnitt nicht so lange.

Regeneration muss sein

Schlaf! In dem Punkt kannst Du Dich leider schlecht selbst betrügen. Finde am besten heraus, ob Du eher morgens oder eher abends produktiv bist. Dann kannst Du Deinen Schlafrhythmus danach ausrichten. Meist ist das Problem nicht das zu frühe Aufstehen, sondern das zu späte Schlafengehen. Deswegen stell Dir am besten auch abends einen Wecker, der Dich daran erinnert ins Bett zu gehen.
Urlaub muss man sich nehmen. In meinem ersten Arbeitsjahr hatte ich mir ca. eine Woche Urlaub gegönnt (um Wohnungen zu suchen, Steuererklärung zu machen, etc.). Die dafür Quittung kam recht schnell in Form einer leichten Hirnhautentzündung. Seitdem nehme ich mir deutlich mehr Urlaub und plane ihn auch weiter im voraus. Denn es ist schöner gesund im Urlaub zu sein, als krank im Bett. Deswegen nimm ruhig etwas mehr von Deinem Urlaub (als eine Woche).

Pass auf Deine Zeit auf

Für Deine Produktivität ist Deine Zeit der kritische Faktor. Um Deine Zeit effektiv zu nutzen, sind Motivation und Energie die Voraussetzung. Aber damit alleine würdest Du nur herumrennen wie ein kopfloses Huhn (selbst schon gemacht).

Deshalb ist es enorm wichtig Deine Motivation und Energie zu bündeln. Aus meiner Sicht sind das die drei wichtigsten Tipps, wie Du das tun kannst:

Setz Dir Deine Aufgaben für den nächsten Tag schon abends zuvor. Schreib Dir die drei wichtigsten davon in Dein Notizbuch oder Kalender. Fange am nächsten Tag direkt morgens damit an, diese Dinge abzuarbeiten. Emails checken, Nachrichten lesen, etc. kommt alles erst danach (siehe “Eat that frog“* von Brian Tracy).
Nimm nur an Terminen teil, wenn es wirklich nötig ist. Und dann sollten die Termine von allen gut vorbereitet sein. Frag nach dem “Wozu” des Termins, so wie Matthias Kolbusa das sehr konsequent tut. Sollte es kein Ziel für die Besprechung geben und keine klare Agenda, dann stell die Agenda am Besten auf oder frag danach. Verschicke Dokumente zu der Besprechung, wenn die Informationen daraus alle Beteiligten kennen sollten.
Versuche Deine Emails zu automatisieren. Christopher hat auf seinem Blog bereits darüber geschrieben. Was mir zusätzlich geholfen hat sind Regeln und Schnellbausteine in Outlook. Mit Regeln lassen sich eingehende Emails prima vorsortieren und mit Schnellbausteinen kannst Du Emailtexte einfügen, die Du regelmäßig verwendest.

Somit hast Du Dir einiges an Zeit freigeschaufelt und kannst die für zielführende Themen nutzen.

Es geht nur Schritt für Schritt

Aus meiner Schulzeit habe ich einen Freund, der mir immer einen Schritt voraus war. Egal wie viel ich lernte, egal wie viel ich übte, er hatte immer als erster die richtigen Antworten (ganz besonders in Mathe). Das war teilweise ganz schön frustrierend.

So etwas kann es auch bei der Arbeit geben: Wenn ein Kollege oder Chef etwas ganz Großes wie ein Kinderspiel aussehen lässt, dann darfst Du Dich davon nicht demotivieren lassen. Ganz im Gegenteil: Nimm es als Ansporn.

Wenn Dich Leute beeindrucken, dann zeige Ihnen ganz ehrlich Deine Anerkennung. Und wenn Du sie fragst, wie Sie das machen, dann geben Sie Dir meist den ein oder anderen Tipp. Damit machst Du aus meiner Sicht immer die größten Sprünge. Probier es aus!